Je gebruikt het waarschijnlijk al zonder erbij na te denken. Als je facturen maakt in Exact Online, e-mails verstuurt via Gmail of je projecten beheert in Teamleader: dat is allemaal SaaS. Software as a Service betekent simpelweg dat je software via internet gebruikt in plaats van het op je eigen computer te installeren.
Tien jaar geleden kocht je een cd-rom met software, installeerde je die op elke werkplek en bad je dat de updates geen problemen zouden veroorzaken. Die tijd is voorbij. Tegenwoordig open je een browser, logt in en gaat aan de slag. De softwareleverancier regelt de rest.
Maar SaaS is meer dan gemak alleen. Het verandert hoe je als ondernemer met software omgaat, wat je betaalt en welke risico’s je loopt. In dit artikel leg ik uit wat SaaS precies inhoudt, hoe het werkt en wanneer het wel of niet de juiste keuze is voor jouw bedrijf.
Wat is SaaS precies?
SaaS staat voor Software as a Service. Het is een model waarbij je software niet koopt en lokaal installeert, maar via internet huurt. Je betaalt meestal een maandelijks of jaarlijks bedrag per gebruiker en krijgt daarvoor toegang tot de applicatie via je webbrowser.
De software draait niet op jouw computer of server, maar op de servers van de aanbieder. Dat wordt ook wel “de cloud” genoemd, al is dat eigenlijk gewoon een datacenter ergens in Nederland of Europa. De aanbieder zorgt voor onderhoud, updates en beveiliging. Jij hoeft je daar niet mee bezig te houden.
Een paar kenmerken die SaaS onderscheiden van traditionele software:
Je huurt in plaats van koopt. Bij traditionele software betaal je eenmalig een licentie. Bij SaaS betaal je een abonnement. Dat betekent lagere instapkosten, maar doorlopende maandlasten. Over vijf jaar kan SaaS duurder uitpakken dan een eenmalige licentie. Dat is een bewuste afweging.
Updates zijn automatisch. Je krijgt altijd de nieuwste versie. Geen gedoe met handmatige updates of compatibiliteitsproblemen. Het nadeel: soms verandert er iets in de software waar je niet om gevraagd hebt. Je hebt minder controle.
Je kunt overal werken. Zolang je internet hebt, heb je toegang. Op kantoor, thuis of onderweg. Dat klinkt logisch in 2026, maar bij lokale software was dat lang niet vanzelfsprekend.
Schaalbaarheid. Heb je een extra gebruiker nodig? Klik, betaal, klaar. Neem je afscheid van een medewerker? Licentie opzeggen. Bij traditionele software moest je nieuwe licenties aanschaffen en installeren.
SaaS is onderdeel van een breder cloudmodel. Daarnaast bestaan IaaS (Infrastructure as a Service, denk aan ruwe serverruimte) en PaaS (Platform as a Service, een ontwikkelomgeving). Maar voor de meeste ondernemers is SaaS het enige model waar je direct mee te maken hebt.
Het verschil met een gewone website is dat SaaS-software interactief is. Je voert er taken in uit: boekhouding, CRM, projectmanagement. Een website is vooral informatief; SaaS is een werkplek.
Hoe werkt SaaS?
Achter de schermen is SaaS minder ingewikkeld dan het klinkt. Je opent een browser, gaat naar de website van de softwareaanbieder, logt in met je account en je kunt aan de slag. Alles wat je doet — gegevens invoeren, rapporten genereren, e-mails versturen — wordt verwerkt op de servers van de aanbieder.
De technische kant (zonder te technisch te worden)
De aanbieder beheert de volledige infrastructuur. Dat betekent: servers in een datacenter, de database waar jouw gegevens in staan, de applicatiecode en alle updates. Jij hoeft alleen een apparaat met een browser en een internetverbinding te hebben.
De meeste SaaS-aanbieders werken met een zogenaamd multi-tenant model. Dat betekent dat meerdere klanten dezelfde software-installatie delen, maar ieder zijn eigen afgeschermde gegevens heeft. Vergelijk het met een flatgebouw: je deelt het gebouw, maar hebt je eigen appartement met je eigen sleutel.
Dit model maakt SaaS betaalbaar. De kosten van onderhoud en ontwikkeling worden verdeeld over duizenden klanten. Daardoor betaal je als klein bedrijf een fractie van wat het zou kosten om zelf software te laten bouwen.
Hoe zit het met je data?
Dit is een punt waar je goed over moet nadenken. Je gegevens staan op de servers van de aanbieder, niet op die van jou. Dat heeft voordelen: professionele beveiliging, automatische backups, minder kans op dataverlies door een kapotte harde schijf.
Maar het heeft ook nadelen. Als de aanbieder failliet gaat, heb je een probleem. Als ze besluiten de prijzen fors te verhogen, zit je in een lastige onderhandelingspositie. En als je wilt overstappen naar een andere aanbieder, is het exporteren van je data niet altijd even makkelijk.
Controleer daarom altijd voordat je een SaaS-product kiest:
- Kun je je data exporteren? In welk formaat?
- Waar staan de servers? Voor de AVG is het relevant dat je data in de EU wordt opgeslagen.
- Wat gebeurt er met je data als je opzegt?
- Heeft de aanbieder een SLA (Service Level Agreement) met uptime-garanties?
Integraties: het verbinden van je tools
Een groot voordeel van SaaS is dat de meeste tools met elkaar kunnen communiceren via API. Zo kun je bijvoorbeeld je CRM automatisch koppelen aan je boekhoudprogramma, zodat facturen automatisch worden aangemaakt wanneer een deal wordt gesloten.
Deze koppelingen maken SaaS krachtig, maar ook complex. Hoe meer tools je aan elkaar knoopt, hoe groter de kans dat er iets misgaat als een van die tools een update doorvoert. Hou het simpel en koppel alleen wat echt waarde toevoegt.
Waarom is SaaS belangrijk voor bedrijven?
De cijfers spreken voor zich. In Nederland gebruikt meer dan 65% van de bedrijven minimaal een SaaS-oplossing. Voor MKB-bedrijven is dat percentage vergelijkbaar. De verschuiving van lokale software naar SaaS is geen trend meer; het is de standaard.
Lagere drempel om te starten
Vroeger investeerde je duizenden euro’s voordat je ook maar een factuur kon maken met je nieuwe boekhoudsoftware. Licenties, servers, installatie, consultants. Bij SaaS start je voor een paar tientjes per maand. Exact Online begint rond de 30 euro per maand, Teamleader vanaf 25 euro per gebruiker. Dat is behapbaar, ook als je net begint.
Altijd up-to-date
Denk aan boekhoudwetgeving die verandert, btw-tarieven die worden aangepast of nieuwe beveiligingseisen. Bij traditionele software was je afhankelijk van updates die je zelf moest installeren. Bij SaaS wordt dat automatisch doorgevoerd. Toen de Belastingdienst overging op een nieuw formaat voor belastingaangiftes, hadden SaaS-boekhoudpakketten dat binnen dagen aangepast. Bedrijven met verouderde lokale software moesten weken wachten.
Samenwerken wordt makkelijker
Als je team op verschillende locaties werkt — en dat is na de pandemie heel gewoon — is SaaS logisch. Iedereen werkt in dezelfde applicatie, ziet dezelfde data en hoeft geen bestanden heen en weer te mailen. Dat voorkomt versieconflicten en bespaart tijd.
De keerzijde
Ik wil eerlijk zijn: SaaS is niet altijd de beste keuze. Er zijn situaties waarin traditionele software meer zin heeft.
Internetafhankelijkheid. Geen internet betekent geen software. Als je op locaties werkt zonder betrouwbaar internet, is dat een probleem. Sommige SaaS-tools bieden offline-functionaliteit, maar dat is eerder uitzondering dan regel.
Doorlopende kosten. Over een periode van vijf tot tien jaar betaal je bij SaaS vaak meer dan bij een eenmalige licentie. Voor software die je niet vaak verandert, kan een lokale installatie voordeliger zijn.
Vendor lock-in. Hoe langer je een SaaS-product gebruikt, hoe meer data en processen je erin hebt zitten. Overstappen wordt steeds lastiger. Dat geeft de aanbieder macht om prijzen te verhogen.
Privacy en compliance. Je vertrouwt je bedrijfsdata toe aan een derde partij. Voor bedrijven in sectoren met strenge privacyregels (zorg, financiele dienstverlening) kan dat extra uitdagingen opleveren.
SaaS in de praktijk: voorbeelden
Theorie is leuk, maar hoe ziet SaaS er in de dagelijkse praktijk uit? Hier zijn vier voorbeelden van MKB-bedrijven die SaaS gebruiken.
Voorbeeld 1: Installatietechniek bedrijf (12 medewerkers)
Een installatiebedrijf in Breda gebruikte tot vorig jaar Excel voor de planning en een Outlook-agenda die niet synchroniseerde met het team. Facturen werden handmatig getypt in Word.
Nu gebruiken ze Teamleader voor offertes en facturen (37 euro per gebruiker per maand), Exact Online voor de boekhouding (32 euro per maand) en Google Workspace voor e-mail en agenda (7 euro per gebruiker per maand).
De totale maandkosten zijn ongeveer 550 euro. Dat klinkt als veel, maar het bedrijf bespaart naar schatting 15 uur per week aan administratie. Monteurs vullen onderweg hun uren in via de Teamleader-app, facturen worden automatisch gegenereerd en de boekhouder heeft real-time inzicht.
De grootste winst? Geen verloren facturen meer. Voorheen vergaten ze regelmatig kleine klussen te factureren. Dat kostte ze naar schatting 800 tot 1.200 euro per maand aan misgelopen omzet.
Voorbeeld 2: Webshop in duurzame producten (3 medewerkers)
Een kleine webshop runt haar hele bedrijf vanuit SaaS-tools. Shopify voor de webshop (79 euro per maand), Mollie voor betalingen (geen vaste kosten, transactiekosten per betaling), Sendcloud voor verzending (45 euro per maand) en Mailchimp voor e-mailmarketing (13 euro per maand).
Het voordeel: ze hoeft geen ontwikkelaar in te huren voor haar webshop. Shopify biedt templates, plugins en hosting in een pakket. Toen ze in november een Black Friday-actie deed en het bezoekersaantal vertienvoudigde, schaalde de infrastructuur automatisch mee. Bij een zelf gehoste webshop had dat waarschijnlijk geresulteerd in een crash.
Het nadeel: ze betaalt Shopify transactiekosten bovenop de Mollie-kosten. Bij een omzet van 25.000 euro per maand loopt dat op tot zo’n 375 euro alleen aan transactiekosten. Bij grotere volumes kan een eigen WordPress-webshop met WooCommerce goedkoper uitpakken.
Voorbeeld 3: Marketingbureau (8 medewerkers)
Een marketingbureau in Utrecht gebruikt tientallen SaaS-tools. HubSpot als CRM (45 euro per maand voor de starter-versie), Canva voor design (120 euro per jaar per gebruiker), Slack voor communicatie (gratis), Asana voor projectmanagement (gratis tot 10 gebruikers) en diverse SEO-tools.
De totale maandelijkse softwarekosten: rond de 800 euro. Dat is een flinke post, maar een fractie van wat een fulltime IT-medewerker zou kosten. En precies daar zit de kracht van SaaS voor het MKB: je krijgt professionele tools zonder de overhead van een eigen IT-afdeling.
Een uitdaging die ze tegenkwamen: “tool sprawl”. Op een gegeven moment gebruikten ze meer dan 30 verschillende SaaS-tools. Niemand had nog overzicht. Ze hebben bewust gesaneerd naar 15 tools en besparen daarmee 400 euro per maand.
Voorbeeld 4: Adviesbureau (1 persoon, zzp)
Een zelfstandig organisatieadviseur werkt volledig vanuit SaaS. Google Workspace voor e-mail en documenten (7 euro per maand), Moneybird voor boekhouding (gratis voor de basisversie), Calendly voor het plannen van afspraken (gratis) en Notion voor notities en kennisbeheer (gratis).
Totale kosten: 7 euro per maand. Voor dat bedrag heeft ze professionele e-mail op haar eigen domein, een compleet boekhoudpakket en een planning-tool. Tien jaar geleden had ze daar al snel 200 euro per maand voor betaald.
SaaS voor MKB: waar begin je?
Als je overweegt om over te stappen naar SaaS, of je huidige tools wilt evalueren, dan zijn hier een paar praktische stappen.
Begin met je grootste pijnpunt. Probeer niet alles tegelijk te veranderen. Waar verlies je de meeste tijd? Waar gaan dingen mis? Start daar. Voor veel bedrijven is dat de boekhouding of het CRM.
Kies tools die met elkaar praten. Controleer voordat je een SaaS-tool kiest of die integreert met de software die je al gebruikt. Veel tools bieden koppelingen via API of via platforms als Zapier en Make. Geen integratie betekent dubbel werk.
Test voordat je koopt. Vrijwel elke SaaS-tool biedt een gratis proefperiode van 14 tot 30 dagen. Gebruik die. En test niet alleen of de software doet wat je nodig hebt, maar ook of je team ermee overweg kan. De beste software is waardeloos als niemand het wil gebruiken.
Let op de kleine lettertjes. Wat kost het als je meer gebruikers toevoegt? Wat gebeurt er als je opzegt? Kun je je data exporteren? Lees het contractueel na. Sommige aanbieders maken opzeggen bewust moeilijk of vragen extra voor data-export.
Reken de totale kosten door. Vergelijk niet alleen de maandprijs met een eenmalige licentie. Reken de kosten door over drie tot vijf jaar, inclusief het aantal gebruikers, add-ons die je waarschijnlijk nodig hebt en eventuele implementatiekosten. SaaS-aanbieders tonen graag hun startprijs, maar de werkelijke kosten liggen vaak 30 tot 50% hoger.
Wil je hulp bij het kiezen van de juiste software voor jouw bedrijf? Lees ons artikel over AI-strategie of bekijk hoe workflow automatisering je processen kan versnellen.
Veelgestelde vragen over SaaS
Is SaaS veilig voor mijn bedrijfsdata?
Over het algemeen ja. De meeste SaaS-aanbieders investeren fors in beveiliging, vaak meer dan een gemiddeld MKB-bedrijf zelf zou kunnen. Ze hebben dedicated beveiligingsteams, automatische backups en versleuteling. Maar controleer wel of de aanbieder ISO 27001-gecertificeerd is en of de data in de EU wordt opgeslagen. Dat laatste is verplicht onder de AVG voor persoonsgegevens.
Wat kost SaaS gemiddeld?
Dat varieert enorm. Eenvoudige tools als Mailchimp of Trello zijn gratis voor kleine teams. Een boekhoudpakket als Exact Online kost 30 tot 80 euro per maand. Een uitgebreid ERP-systeem als Odoo kan oplopen tot honderden euro’s per maand. Als richtlijn: de meeste MKB-bedrijven met 5 tot 15 medewerkers besteden 300 tot 1.500 euro per maand aan SaaS-tools.
Kan ik SaaS ook offline gebruiken?
De meeste SaaS-tools hebben internet nodig. Sommige bieden beperkte offline-functionaliteit — Google Docs kun je bijvoorbeeld offline bewerken als je dat van tevoren instelt. Maar ga er standaard vanuit dat je een internetverbinding nodig hebt.
Wat als de SaaS-aanbieder stopt?
Dat is een reeel risico, vooral bij kleinere aanbieders. Controleer of je data kunt exporteren in een standaardformaat (CSV, XML, JSON). Maak regelmatig backups van je data, ook als de aanbieder dat ook doet. En kies bij voorkeur aanbieders die al een paar jaar bestaan en financieel gezond zijn.
Wat is het verschil tussen SaaS en cloud computing?
Cloud computing is de overkoepelende term voor het leveren van computerdiensten via internet. SaaS is een onderdeel daarvan, specifiek gericht op het leveren van software. Andere onderdelen zijn IaaS (infrastructuur, zoals serverruimte bij AWS) en PaaS (platformen om software op te ontwikkelen). Als je geen ontwikkelaar bent, heb je eigenlijk alleen met SaaS te maken.
Moet ik kiezen tussen SaaS en traditionele software?
Nee. Veel bedrijven gebruiken een combinatie. Misschien gebruik je SaaS voor je boekhouding en e-mail, maar heb je een lokaal geinstalleerd pakket voor specifieke taken. Het is geen alles-of-niets keuze. Kijk per applicatie wat het beste past bij je situatie.
Hoe verhuis ik van mijn huidige software naar SaaS?
Stap voor stap. Kies een tool, test die parallel aan je huidige software, migreer je data en schakel pas over als je zeker bent dat alles werkt. De meeste SaaS-aanbieders bieden migratieondersteuning. Reken op twee tot vier weken per tool voor een soepele overgang.
Meer informatie vind je bij Microsoft over het SaaS-model.
Lees ook onze artikelen over cloud computing voor meer achtergrond.
Lees ook onze uitleg over automatisering voor meer achtergrond.
Kortom: Wat is saas is een vraag die steeds meer ondernemers stellen. Met de juiste kennis maak je betere beslissingen voor je bedrijf.
Conclusie
SaaS heeft de manier waarop bedrijven software gebruiken fundamenteel veranderd. Lagere instapkosten, automatische updates en de mogelijkheid om overal te werken maken het aantrekkelijk voor het MKB.
Maar het is geen wondermiddel. De doorlopende kosten lopen op, je bent afhankelijk van je internetverbinding en je geeft de controle over je data gedeeltelijk uit handen. De kunst is om bewust te kiezen: welke processen zijn geschikt voor SaaS en waar ben je beter af met een alternatief?
Begin klein, test grondig en hou je totale kosten in de gaten. En onthoud: de beste software is niet de duurste of de populairste, maar de tool die jouw team daadwerkelijk gebruikt.
Wil je hulp bij het kiezen van de juiste SaaS-tools voor jouw bedrijf? Neem contact op met Red Factory voor persoonlijk advies.
