Je boekhouding zit in Exact, je voorraad in een Excel-sheet, je offertes in Word en je klantgegevens in een CRM. Herkenbaar? Dan heb je waarschijnlijk al eens nagedacht over een ERP systeem. Of misschien hoor je de term voor het eerst en vraag je je af wat het eigenlijk inhoudt.
Eerlijk gezegd: ERP is een van die begrippen waar veel mystiek omheen hangt. Leveranciers maken het graag ingewikkeld, want dat rechtvaardigt hun prijskaartje. Maar de kern is verrassend simpel. Een ERP systeem bundelt al je bedrijfsprocessen in een enkele omgeving. Geen losse spreadsheets meer, geen dubbele invoer, geen zoektocht naar de juiste versie van dat ene bestand.
In dit artikel leg ik uit wat ERP precies is, hoe het werkt, wat het kost en wanneer het zinvol is om erin te investeren. Specifiek voor MKB-bedrijven, want de meeste ERP-informatie online is geschreven voor multinationals met budgetten waar jij niet van kunt dromen.
Wat is een ERP systeem precies?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. De naam suggereert iets voor grote ondernemingen, maar dat klopt al lang niet meer. Een ERP systeem is software die de verschillende afdelingen en processen binnen je bedrijf met elkaar verbindt in een centraal platform.
Denk aan je financiele administratie, inkoop, verkoop, voorraadbeheer, projectmanagement en HR. In plaats van voor elk proces een apart programma te gebruiken, combineer je alles in een systeem. Dat betekent dat wanneer een verkoper een order invoert, de voorraad automatisch wordt bijgewerkt, de factuur wordt aangemaakt en de boekhouding direct klopt.
Het verschil met losse software is de gedeelde database. Alle afdelingen werken met dezelfde gegevens. Geen discussies meer over welk cijfer nu klopt, want er is maar een bron van waarheid.
Wat me opvalt bij MKB-bedrijven is dat velen al een soort “onbewust ERP” hebben gebouwd. Ze hebben koppelingen gemaakt tussen verschillende tools via API’s, Excel-exports en imports, en handmatige workarounds. Dat werkt, tot het niet meer werkt. Meestal rond de 15-25 medewerkers begint zo’n zelfgebouwd systeem te kraken.
Een modern ERP systeem draait vaak in de cloud als SaaS-oplossing. Dat betekent dat je geen eigen servers nodig hebt en dat updates automatisch worden doorgevoerd. De traditionele variant, waarbij software op je eigen servers draait (on-premise), bestaat nog wel maar wordt steeds minder gekozen door MKB-bedrijven.
Hoe werkt een ERP systeem?
De kern van elk ERP systeem is een centrale database waar alle bedrijfsinformatie samenkomt. Daaromheen zitten modules, elk gericht op een specifiek bedrijfsproces. Je kiest welke modules je nodig hebt.
De meest voorkomende modules zijn:
- Financieel beheer: Boekhouding, facturatie, budgettering. Dit is vrijwel altijd de basis.
- Inkoop: Bestellingen bij leveranciers, inkoopprijzen, levertijden bijhouden.
- Verkoop en CRM: Offertes, orders, klantbeheer. Soms zit hier een volwaardige CRM-module in, soms koppel je een apart CRM-systeem.
- Voorraadbeheer: Voorraadniveaus, magazijnlocaties, automatische herbestelpunten.
- Productie: Stuklijsten, productieplanning, kwaliteitscontrole. Vooral relevant voor maakbedrijven.
- HRM: Personeelsgegevens, verlofregistratie, salarisadministratie.
- Projectmanagement: Urenregistratie, projectbudgetten, resourceplanning.
In de praktijk werkt het zo: een klant plaatst een bestelling. Die order komt binnen in de verkoopmodule. Het systeem checkt automatisch de voorraad. Is het product op voorraad? Dan wordt een pakbon aangemaakt en de voorraad verlaagd. De financiele module maakt een factuur aan. Is het product niet op voorraad? Dan triggert het systeem een inkooporder bij je leverancier.
Dat klinkt misschien als magie, maar het zijn simpelweg vooraf ingestelde regels en workflows. Jij bepaalt wat er moet gebeuren bij welke actie. Het ERP systeem voert het uit.
De meeste moderne ERP systemen werken met een API-architectuur. Dat betekent dat je het ERP kunt koppelen aan andere software die je gebruikt. Je webshop, je e-mailmarketing, je business intelligence tools. Zo wordt het ERP het kloppend hart van je IT-infrastructuur.
Een belangrijk verschil tussen ERP systemen is de mate van standaardisatie. Sommige systemen, zoals Exact Online, bieden een strak gestandaardiseerd product. Wat je ziet is wat je krijgt, met beperkte aanpassingsmogelijkheden. Andere systemen, zoals SAP Business One, zijn veel flexibeler maar vragen ook meer configuratiewerk. Dat vertaalt zich direct in implementatietijd en kosten.
Waarom is een ERP systeem belangrijk voor bedrijven?
Laat ik eerlijk zijn: niet elk bedrijf heeft een ERP systeem nodig. Een freelancer of een team van vijf mensen redt het prima met losse tools. Maar er komt een kantelpunt, en dat punt herken je aan een paar signalen.
Je besteedt te veel tijd aan administratie. Als medewerkers dagelijks gegevens overtikken van het ene systeem naar het andere, verbrand je uren die je kunt besteden aan werk dat geld oplevert. Een groothandel met 20 medewerkers die ik sprak, schatte dat ze 15 uur per week kwijt waren aan dubbele data-invoer. Na de ERP-implementatie was dat teruggebracht tot 2 uur.
Je maakt beslissingen op gevoel in plaats van data. Hoeveel voorraad heb je precies? Wat is je winstmarge per product? Welke klanten leveren het meeste op? Als je voor die antwoorden eerst drie spreadsheets moet combineren, neem je te vaak beslissingen op basis van een onderbuikgevoel. Een ERP geeft je realtime inzicht via dashboards en rapportages.
Fouten kosten je geld. Verkeerde prijzen op offertes, dubbele bestellingen bij leveranciers, facturen die te laat worden verstuurd. Elke handmatige stap is een kans op een fout. En fouten in je bedrijfsprocessen kosten niet alleen geld, ze kosten ook het vertrouwen van je klanten.
Je groeit en je processen groeien niet mee. Dit is misschien het belangrijkste signaal. Je neemt mensen aan, je omzet stijgt, maar je processen zijn nog ingericht voor het bedrijf van twee jaar geleden. Een ERP systeem geeft je een structuur die meegroeit.
Maar er zitten ook nadelen aan. De implementatie is een flinke investering, niet alleen financieel maar ook in tijd en energie. Je moet je processen onder de loep nemen, en dat kan confronterend zijn. Medewerkers moeten wennen aan een nieuw systeem. En als je de verkeerde keuze maakt, zit je er jaren aan vast.
Daarom is de timing zo belangrijk. Te vroeg investeren in ERP is geld weggooien. Te laat investeren betekent dat je groei wordt afgeremd door je eigen processen. Het automatiseren van je workflows kan soms een goede tussenstap zijn voordat je aan een volledig ERP begint.
ERP systemen in de praktijk: voorbeelden
Hoe pakt een ERP-implementatie er in de praktijk uit? De volgende voorbeelden tonen concrete resultaten bij uiteenlopende bedrijven.
Voorbeeld 1: Groothandel in bouwmaterialen (35 medewerkers)
Een bouwmaterialengroothandel in Noord-Brabant werkte jarenlang met Exact Online voor de boekhouding en een apart systeem voor voorraadbeheer. Het probleem: voorraadcijfers klopten nooit. Verkopers beloofden levertijden die het magazijn niet kon waarmaken.
Na de overstap naar AFAS met een voorraadbeheermodule zagen ze binnen drie maanden resultaat. Levertijdbetrouwbaarheid ging van 78% naar 94%. De bestelkosten daalden met 12% omdat het systeem automatisch herbestelpunten berekende op basis van historische verkoopdata.
De implementatie duurde vier maanden en kostte circa 45.000 euro inclusief datamigratie en training. Dat is een forse investering voor een MKB-bedrijf, maar de terugverdientijd was volgens de eigenaar minder dan twee jaar.
Voorbeeld 2: IT-dienstverlener (22 medewerkers)
Een IT-bedrijf in Utrecht had moeite met projectadministratie. Consultants registreerden uren in het ene systeem, projectmanagers planden in een ander systeem, en de boekhouding moest alles handmatig bij elkaar brengen voor de facturatie.
Ze kozen voor Exact Online met de projectmodule. De keuze voor Exact was pragmatisch: hun boekhouder werkte er al mee, wat de implementatie vereenvoudigde. Uren worden nu direct aan projecten geboekt, en aan het einde van de maand genereert het systeem automatisch facturen op basis van die uren.
Wat ze niet hadden verwacht: het inzicht in projectrentabiliteit. Ze ontdekten dat twee van hun diensten structureel verlieslatend waren. Zonder het ERP hadden ze dat pas aan het einde van het boekjaar gezien, als het al te laat was.
Voorbeeld 3: Productiebedrijf in kunststoffen (50 medewerkers)
Dit bedrijf in Limburg had een complexere uitdaging. Ze produceren op maat gemaakte kunststofonderdelen en moesten stuklijsten, machineplanningen en grondstofinkoop aan elkaar koppelen. Met losse systemen was dat een nachtmerrie.
Ze kozen voor SAP Business One, specifiek vanwege de sterke productiemodule. De implementatie was intensief: acht maanden en een budget van ruim 80.000 euro. Maar voor een productiebedrijf van deze omvang is de complexiteit van de processen ook groter.
Het resultaat na een jaar: 20% minder grondstofverspilling door betere planning, en de doorlooptijd van orders daalde met gemiddeld twee dagen. De productiemanager noemde het “het eerste systeem waarin ik echt kan zien wat er op de werkvloer gebeurt.”
Voorbeeld 4: E-commerce retailer (12 medewerkers)
Een kleinere webshop in sportvoeding gebruikte Shopify voor de webshop, Moneybird voor facturatie en een Excel-sheet voor voorraad. Met 200 orders per dag werd dat onhoudbaar.
In plaats van een volledig ERP kozen zij voor een lichtere aanpak: ze koppelden hun bestaande systemen via API-koppelingen en automatiseringstools. Dat kostte 8.000 euro en was binnen zes weken operationeel.
Dit voorbeeld laat zien dat een volledig ERP niet altijd het antwoord is. Soms is slim koppelen genoeg. De grens? Zodra je meer dan vijf systemen aan elkaar moet knopen, wordt de complexiteit van die koppelingen groter dan de complexiteit van een ERP.
ERP voor MKB: waar begin je?
Stap een is niet het vergelijken van systemen. Stap een is je eigen processen in kaart brengen. Waar zitten de knelpunten? Waar verlies je tijd? Waar maak je fouten? Zonder die analyse koop je een oplossing voor een probleem dat je niet goed begrijpt.
De drie populairste ERP systemen voor Nederlands MKB:
Exact Online is het meest gekozen door kleinere bedrijven (5-50 medewerkers). Prijzen starten rond de 40 euro per maand per gebruiker voor de basisversie. Het is relatief eenvoudig, goed geintegreerd met Nederlandse boekhoudstandaarden en er zijn veel boekhouders die ermee werken. De keerzijde: beperkte flexibiliteit en maatwerkopties.
AFAS richt zich op het midsegment (20-500 medewerkers). Prijzen beginnen rond 100 euro per gebruiker per maand. Het is een Nederlands product met sterke HRM- en salarismodules. Veel zorginstellingen en dienstverlenende bedrijven kiezen voor AFAS.
SAP Business One is geschikt voor complexere bedrijven, vooral in productie en handel. Licentiekosten beginnen rond 90 euro per gebruiker per maand voor de cloudversie. Het biedt meer flexibiliteit maar vraagt ook een grotere implementatie-inspanning.
Mijn advies: vraag altijd een demo aan bij minimaal twee leveranciers. Bereid concrete scenario’s voor uit je eigen bedrijf en vraag de leverancier om die live te demonstreren. Niet hun standaard verkooppresentatie, maar jouw werkelijke processen.
Reken op een implementatietijd van drie tot acht maanden, afhankelijk van de complexiteit. En budget? Voor een MKB-bedrijf met 20-50 medewerkers moet je denken aan 25.000 tot 100.000 euro voor het eerste jaar, inclusief licenties, implementatie en training.
Veelgestelde vragen over ERP systemen
Wat kost een ERP systeem voor MKB?
De kosten varieren sterk. Voor een basisimplementatie van Exact Online voor een team van 10 mensen betaal je circa 5.000 tot 15.000 euro per jaar aan licenties, plus eenmalige implementatiekosten van 10.000 tot 30.000 euro. Voor complexere systemen als SAP Business One of Microsoft Dynamics lopen de kosten op tot 50.000 tot 150.000 euro in het eerste jaar. Let ook op verborgen kosten: datamigratie, training en aanpassingen na livegang.
Wat is het verschil tussen ERP en CRM?
Een CRM systeem richt zich specifiek op klantrelaties: contactgegevens, verkoopkansen, communicatiehistorie. Een ERP systeem is breder en omvat alle bedrijfsprocessen, waaronder vaak ook CRM-functionaliteit. Je kunt een CRM prima los gebruiken. Veel bedrijven starten met een CRM en stappen later over naar een ERP wanneer ze ook andere processen willen integreren.
Hoe lang duurt een ERP-implementatie?
Voor een standaardimplementatie van Exact Online bij een klein bedrijf: zes tot twaalf weken. Voor AFAS bij een middelgroot bedrijf: drie tot zes maanden. Voor SAP Business One met maatwerk: zes tot twaalf maanden. Deze tijdslijnen zijn exclusief de voorbereiding. Het in kaart brengen van je processen en het opschonen van je data kan nog eens twee tot vier maanden kosten.
Kan ik een ERP systeem koppelen aan mijn bestaande software?
Ja, de meeste moderne ERP systemen bieden API-koppelingen. Exact Online heeft bijvoorbeeld een marketplace met honderden koppelingen voor webshops, betaalsystemen en logistieke dienstverleners. Controleer voor aanschaf wel of de specifieke koppelingen die jij nodig hebt beschikbaar zijn, want niet alles is standaard beschikbaar.
Is een ERP systeem hetzelfde als boekhoudsoftware?
Nee. Boekhoudsoftware is een onderdeel van wat een ERP systeem kan. Software als Moneybird of e-Boekhouden richt zich puur op financiele administratie. Een ERP systeem voegt daar voorraad, inkoop, verkoop, HR en meer aan toe. Het is als het verschil tussen een keukenapparaat en een complete keuken.
Cloud-ERP of on-premise: wat is beter voor MKB?
Voor de meeste MKB-bedrijven is cloud-ERP (SaaS) de betere keuze. Lagere instapkosten, geen eigen serverbeheer, automatische updates en toegang vanaf elke locatie. On-premise kan interessant zijn als je zeer specifieke beveiligingseisen hebt of als je in een sector werkt met strenge AVG-vereisten voor datalocatie. Maar dat is eerder uitzondering dan regel.
Wanneer is mijn bedrijf te klein voor ERP?
Er is geen harde grens, maar als vuistregel: onder de 10 medewerkers en met relatief eenvoudige processen red je het meestal prima met losse tools en slimme koppelingen. Tussen de 10 en 25 medewerkers wordt het een afweging. Boven de 25 medewerkers, zeker als je fysieke producten verkoopt of produceert, wordt een ERP systeem vrijwel onvermijdelijk.
Meer informatie vind je bij SAP over ERP-systemen.
Kortom: Wat is een erp systeem is een vraag die steeds meer ondernemers stellen. Met de juiste kennis maak je betere beslissingen voor je bedrijf.
Conclusie
Een ERP systeem is geen wondermiddel, maar een gereedschap. Het juiste gereedschap op het juiste moment kan het verschil maken tussen gecontroleerde groei en chaos. De sleutel zit in de timing en de keuze.
Neem de tijd om je processen te begrijpen voordat je een systeem kiest. Praat met andere ondernemers in je sector die de stap al hebben gezet. En wees realistisch over het budget: een goede ERP-implementatie kost geld, maar een slechte kost veel meer.
Wat me opvalt bij succesvolle implementaties is dat het bedrijf altijd eerst helder had wat het probleem was. Niet “we willen ERP” maar “we verliezen 15 uur per week aan dubbele data-invoer.” Begin bij het probleem, niet bij de oplossing.
Wil je hulp bij het kiezen van de juiste bedrijfssoftware of het koppelen van je systemen? Neem contact op met Red Factory voor persoonlijk advies.