Wat is Marketing Automation? Slimmer werken, meer bereiken

Je stuurt een offerte. Een week later herinner je jezelf eraan om te bellen voor follow-up. Ondertussen ligt een lijst met nieuwsbriefabonnees er al maanden, maar je bent nog niet toegekomen aan een campagne. En die nieuwe lead van vorige maand? Die is waarschijnlijk al naar je concurrent gegaan.

Het probleem is niet je motivatie of je kunde. Het is tijd. Marketing vraagt consistentie, maar jouw dag heeft al te weinig uren. Tussen het runnen van je bedrijf door moet marketing vooral ‘ertussen’. Dat werkt niet. Marketing automation lost dat op door repetitieve taken over te nemen, terwijl het persoonlijk blijft. Een systeem dat wél consistent is, wel opvolgt, wel op het juiste moment reageert.

Voor veel ondernemers klinkt ‘automation’ als iets voor grote bedrijven met marketingteams. Maar juist kleine bedrijven hebben er de meeste baat bij. Want waar een corporatie tien mensen heeft om leads te managen, moet jij dat alleen doen. Dit artikel legt uit wat marketing automation precies inhoudt, welke taken het kan overnemen, en vooral: hoe je ermee begint zonder dat het een maandenlang IT-project wordt.

Wat is marketing automation precies?

Marketing automation is software die repetitieve marketingtaken automatisch uitvoert op basis van regels en triggers die je instelt. In plaats van handmatig elke nieuwe lead een welkomst-mail te sturen, doet het systeem dat automatisch. In plaats van te onthouden wanneer je iemand moet opvolgen, plant het systeem die follow-up zelf. In plaats van dezelfde nieuwsbrief naar iedereen te sturen, past het de content aan op basis van interesses.

De kern: je definieert één keer hoe een proces werkt, en daarna draait het vanzelf. Denk aan het als een digitale assistent die exact doet wat je zou doen, maar dan 24/7, zonder fouten, zonder te vergeten.

Een simpel voorbeeld. Iemand downloadt je gratis gids “10 tips voor betere website-conversie”. Zonder automation: jij stuurt handmatig een mail met de download-link, noteer ergens dat deze persoon geïnteresseerd is in conversie-optimalisatie, en zet in je agenda dat je over een week moet follow-uppen. Met automation: het systeem stuurt direct de gids, tagg de lead als “interesse conversie”, en stuurt drie dagen later automatisch een mail met een aanbieding voor een gratis analyse. Als de lead die mail opent maar niet klikt, volgt een week later nog een reminder. Opent ze wel en klikt ze door? Dan krijg jij een notificatie om persoonlijk contact op te nemen.

Dat alles gebeurt automatisch, altijd op hetzelfde moment, altijd consistent. Je hebt het één keer ingericht en daarna draait het. Schaal dat op naar honderden leads en je snapt waarom het verschil maakt.

Het verschil met simpele e-mailmarketing? Mailchimp stuur een nieuwsbrief naar je hele lijst. Marketing automation stuurt verschillende berichten naar verschillende mensen, op basis van hun gedrag, interesses en fase in de klantreis. Het is het verschil tussen een massaboodschap en gepersonaliseerde communicatie op schaal.

Hoe werkt marketing automation?

Marketing automation draait op triggers, acties en conditities. Vergelijk het met recept: “Als dit gebeurt, doe dan dat, behalve als…”

Triggers zijn gebeurtenissen die een automatisering starten. Voorbeelden:

• Iemand vult een contactformulier in
• Een bezoeker download een whitepaper
• Een klant koopt een product
• Een lead opent een e-mail maar klikt niet
• Iemand bezoekt drie keer je prijzenpagina

Acties zijn wat het systeem doet na een trigger:

• Stuur een e-mail
• Voeg een tag toe aan het contact
• Verplaats de lead naar een andere lijst
• Stuur een notificatie naar de verkoper
• Boek een punten-score bij (lead scoring)
• Maak een taak aan in je CRM

Conditities bepalen vertakkingen in het proces:

• Als e-mail geopend: stuur vervolgmail A
• Als niet geopend na 3 dagen: stuur herinnering
• Als link geklikt: markeer als “hot lead” en notificeer verkoper
• Als bedrijf groter dan 50 werknemers: stuur enterprise-prijzen

Deze elementen combineer je tot workflows of customer journeys. Een typische workflow voor een B2B-dienstverlener:

1. Lead downloadt case study → trigger
2. Systeem stuurt direct download-link met bedankmail → actie
3. Na 2 dagen: e-mail met gerelateerde blog → actie
4. Conditie: heeft lead de blog geklikt?
5. Ja: stuur na 3 dagen een uitnodiging voor gratis consult
6. Nee: stuur na 5 dagen een andere case study
7. Conditie: heeft lead consult geboekt?
8. Ja: stop workflow, notificeer verkoper
9. Nee: na 2 weken mail met klantverhalen
10. Na 30 dagen zonder interactie: verplaats naar quarterly-nieuwsbrief

Je richt zo’n workflow één keer in. Daarna loopt elke nieuwe lead er automatisch doorheen, met timing en content aangepast aan hun gedrag.

Moderne marketing automation integreert met andere systemen. Je website, CRM, webshop, boekhouding. Dat zorgt dat informatie uitwisselt. Als iemand in je webshop iets koopt, wordt dat geregistreerd in je automation-platform. Je kunt dan automatisch een cross-sell mail sturen, of juist stoppen met aanbiedingsmails omdat ze al klant zijn.

Waarom is marketing automation belangrijk voor bedrijven?

Reden 1: Tijd besparen

De meest voor de hand liggende: het scheelt uren per week. Taken die je nu handmatig doet – nieuwe leads welkom heten, offertes opvolgen, herinneringen sturen, lijsten segmenteren – doet het systeem. Voor een gemiddeld MKB-bedrijf scheelt dat al snel 5 tot 10 uur per week. Tijd die je besteedt aan dingen die niet geautomatiseerd kunnen: gesprekken voeren, strategie bepalen, creatief denken.

Reden 2: Geen leads meer missen

Eerlijkheid: hoeveel leads zijn de afgelopen maanden tussen wal en schip gevallen? Iemand had interesse, vulde een formulier in, en toen… vergat jij op te volgen. Of je deed het twee weken te laat. Automation zorgt dat elke lead direct en consistent wordt opgevolgd. Het systeem vergeet niet, wordt niet ziek, en neemt geen vakantie.

Onderzoek van Harvard Business Review toont aan dat bedrijven die binnen een uur reageren op een lead 7 keer meer kans hebben op conversie dan bedrijven die een uur later reageren. Marketing automation maakt die snelle reactie schaalbaar.

Reden 3: Personalisatie op schaal

Iedereen dezelfde nieuwsbrief sturen is makkelijk maar weinig effectief. Een timmerman interesseert zich niet voor je webshop-aanbod. Een e-commerce bedrijf niet voor je WordPress-maintenance. Marketing automation laat je segmenteren en personaliseren zonder dat het handwerk wordt.

Je kunt automatisch andere content sturen aan:

• Leads vs bestaande klanten
• Kleine bedrijven vs grote organisaties
• Geïnteresseerden in product A vs product B
• Actieve bezoekers vs slapende leads

Die personalisatie verhoogt open-rates met 20-40 procent en klikrates met 50-100 procent vergeleken met generieke mails.

Reden 4: Opwarmen van koude leads

Niet elke lead is direct koopklaar. Sommige mensen oriënteren zich, vergelijken alternatieven, moeten intern overleggen. Met handmatige opvolging vergeet je die leads meestal. Marketing automation houdt contact warm door regelmatig relevante content te sturen: blogs, case studies, webinar-uitnodigingen. Vaak converteren die leads maanden later, juist omdat jij top-of-mind bleef zonder dat het opdringerig voelde.

Reden 5: Betere sales-marketing afstemming

Een klassieke frustratie: marketing genereert leads, sales klaagt dat ze “niet goed” zijn. Met marketing automation kan je lead scoring toepassen. Het systeem geeft punten op basis van gedrag: website-bezoeken, e-mail opens, gedownloade content. Pas als een lead een bepaalde score bereikt, gaat deze naar sales. Zo besteedt je verkoopteam alleen tijd aan warme, gekwalificeerde leads.

Reden 6: Meetbare resultaten

Met handmatige marketing weet je vaak niet wat werkt. Met automation zie je precies welke mails worden geopend, welke links geklikt, waar mensen afhaken. Die data helpt je optimaliseren. Een mail met onderwerp A heeft 12 procent open-rate, variant B heeft 24 procent. Nu weet je wat werkt en kun je verder verbeteren.

Marketing automation in de praktijk: voorbeelden

Voorbeeld 1: Webdesignbureau

Een webdesignbureau krijgt wekelijks 10-15 aanvragen via het contactformulier. Handmatig opvolgen kostte dagelijks een uur en was inconsistent. Sommige leads kregen direct antwoord, andere pas dagen later. Met automation:

• Elke nieuwe aanvraag krijgt binnen 2 minuten een bevestigingsmail met verwachte reactietijd
• Systeem analyseert de vraag en wijst toe aan juiste teammember
• Na 24 uur automatisch een reminder als er nog geen persoonlijk antwoord is gestuurd
• Bij no-show na offerte: automatische follow-up na 3, 7 en 14 dagen
• Leads die niet converteren gaan naar een quarterly nieuwsbrief met cases

Resultaat: 35 procent meer conversie van aanvraag naar klant, 8 uur per week tijdsbesparing.

Voorbeeld 2: B2B SaaS-bedrijf

Een softwarebedrijf bood gratis trials aan, maar 60 procent van trial-users gebruikte het product nauwelijks en converteerde niet. Marketing automation workflow:

• Dag 0: Welkomstmail met “Kom started in 3 stappen” video
• Dag 1: Als nog niet ingelogd → reminder met directe login-link
• Dag 2: Als wel ingelogd maar geen actie → mail “Zo maak je je eerste factuur in 5 minuten”
• Dag 5: Als actief gebruikt → mail met advanced features en case study
• Dag 10: Als minimaal gebruik → persoonlijke mail van CEO met aanbod voor bel-sessie
• Dag 13: Als veel gebruikt maar niet upgraded → kortingscode 20 procent eerste jaar

Door gebruikers anders te benaderen op basis van gedrag steeg conversie van trial naar betaald van 12 naar 28 procent.

Voorbeeld 3: Webshop in kantoorartikelen

Een B2B webshop had veel eenmalige klanten maar weinig repeat business. Automation-strategie:

• Direct na eerste bestelling: bedanktmail met kortingscode voor volgende aankoop (geldig 30 dagen)
• Na 45 dagen geen tweede bestelling: “Misten we iets?” mail met productaanbevelingen gebaseerd op eerste aankoop
• Voor klanten die 2+ keer kochten: elke 6 weken mail met “Tijd om te bestellen?” voor producten die opraken (printerpapier, toner)
• Voor klanten die 3+ maanden niet kochten: reactivatie-campagne met special offer

Repeat-purchase rate steeg van 18 naar 41 procent binnen een jaar.

Voorbeeld 4: Lokale dienstverlener (boekhouder)

Een boekhouder wilde groeien maar had geen tijd voor actieve acquisitie. Automation-aanpak:

• Maandelijks blog over belastingtips, WBSO, aftrekposten
• Website-bezoekers kregen popup: “Gratis Belastingchecklist 2026” download
• Download triggerde drip-campagne: elke week een mail met 1 praktische tip
• Na 6 weken: uitnodiging voor gratis intake-gesprek
• Leads die niet reageerden bleven op de lijst voor maandelijks blog-roundup

In 8 maanden tijd 47 nieuwe leads, waarvan 12 klant werden. Totaal tijdsinvestering na setup: 2 uur per maand voor nieuwe blogcontent.

Deze voorbeelden tonen het patroon: je neemt een proces dat nu handmatig en inconsistent is, en maakt het systematisch en schaalbaar. De magic zit niet in de technologie maar in het doordacht ontwerpen van die workflows.

Marketing automation voor MKB: waar begin je?

Stap 1: Start met één proces

De grootste fout: proberen alles tegelijk te automatiseren. Begin met het proces dat de meeste frustratie of gemiste kansen oplevert. Vaak zijn dat:

• Opvolgen van offerteaanvragen
• Onboarding van nieuwe klanten
• Herinneringen voor verlopen diensten (hosting, licenties, abonnementen)
• Nurturing van leads die nog niet klaar zijn om te kopen

Kies er één, maak die perfect, meet resultaat, en breid dan uit.

Stap 2: Map je huidige proces

Schrijf op hoe het nu gaat. “Lead komt binnen → ik stuur offerte → ik noteer in agenda om na 1 week te bellen → etc.” Identificeer alle stappen en beslispunten. Vaak zie je bij het uitschrijven al inefficiënties die je kunt elimineren, ook buiten automation om.

Stap 3: Kies een platform

Voor MKB zijn deze platformen relevant:

ActiveCampaign (vanaf €15/maand): Beste prijs-kwaliteit voor kleine bedrijven. Krachtige automation, goede integraties, redelijke leercurve.

HubSpot (gratis versie beschikbaar, betaald vanaf €45/maand): Uitgebreid platform dat CRM, email, automation combineert. Gratis versie is verrassend bruikbaar, maar betaalde versie wordt snel duur.

Mailchimp (gratis tot 500 contacts, betaald vanaf €13/maand): Bekend voor e-mailmarketing, heeft nu ook automation. Beperkter dan ActiveCampaign maar eenvoudiger.

Brevo (voorheen Sendinblue, vanaf €19/maand): Goed voor e-commerce, sterke SMS-integratie naast email.

Keap (vanaf €159/maand): Volledig pakket met CRM, automation, betaalfunctie. Goed voor service-bedrijven maar prijzig.

Begin met een gratis of goedkoop plan. Migreren kan later altijd nog. Belangrijker is dat je start dan dat je meteen het perfecte platform hebt.

Stap 4: Bouw je eerste workflow

Start simpel. Bijvoorbeeld een “nieuwe lead welkom” workflow:

• Trigger: formulier ingevuld
• Actie: stuur bevestigingsmail
• Wacht 1 dag
• Actie: stuur mail met relevante content
• Conditie: mail geopend?
• Ja: wacht 3 dagen, stuur vervolgmail
• Nee: wacht 5 dagen, stuur andere mail

Bouw het, test het grondig (stuur jezelf door de workflow), en zet het live. Meet open-rates, klikrates, conversie. Tweak en verbeter.

Stap 5: Voeg content toe

Automation is zo goed als je content. Als je niks hebt om te delen, kan automation weinig. Bouw een content-library:

• 3-5 blogs over veelgestelde vragen
• 1-2 case studies of klant succesverhalen
• Een gratis resource (checklist, gids, template)
• Productdemo of uitlegvideo

Die content gebruik je in je automation-flows. Het hoeft niet meteen perfect. Een simpele Google Doc als checklist werkt ook. Verfijn later.

content marketing

Stap 6: Integreer met je bestaande systemen

Automation werkt het beste als het data deelt met andere tools. Koppel je automation-platform aan:

• Je website (via formulieren of tracking-code)
• Je CRM (als je die hebt)
• Je webshop (voor e-commerce bedrijven)
• Je afspraakplanner (Calendly, Acuity)

De meeste platforms hebben standaard integraties. Voor complexere koppelingen: Zapier of Make (voorheen Integromat) kunnen vrijwel alles verbinden.

Budget

Software: €15 tot €50 per maand voor de meeste MKB-bedrijven. Schaal mee op basis van aantal contacten en functionaliteit.

Setup: Als je het zelf doet: 10-20 uur voor je eerste workflows, daarna 2-5 uur per maand onderhoud. Een specialist inhuren: €500 tot €2.000 voor setup van basis-workflows, afhankelijk van complexiteit. Return on investment: als het één extra klant per maand oplevert, betaalt het zichzelf binnen weken terug.

De grootste investering is niet geld maar tijd om het goed te doen. Maar die tijd betaal je één keer, de baten pluk je jarenlang.

Veelgestelde vragen over marketing automation

Voelt marketing automation niet onpersoonlijk?

Alleen als je het slecht doet. Goede automation voelt persoonlijker dan handmatig werk, omdat het reageert op specifiek gedrag en interesses. Een mail die automatisch wordt gestuurd nadat iemand een specifiek artikel las, is relevanter dan een generieke nieuwsbrief die jij handmatig naar iedereen stuurt.

Heb ik veel technische kennis nodig?

Nee. Moderne platforms werken met visuele workflow-builders. Je sleept blokken (“stuur mail”, “wacht 3 dagen”, “als/dan”) en verbindt ze. Als je kan werken met PowerPoint, kan je dit. Voor complexe integraties kan je eenmalig hulp inhuren.

Hoeveel contacten heb ik nodig voordat automation zin heeft?

Vanaf ongeveer 50 leads of klanten per jaar begin je al baat te hebben. Het gaat niet alleen om schaal, maar ook om consistentie. Zelfs met 20 leads per jaar: wil je dat die allemaal dezelfde goede ervaring hebben? Dan helpt automation.

Kan ik automation combineren met persoonlijke communicatie?

Sterker nog, dat moet je. Automation handle de routine, jij doet het maatwerk. Bijvoorbeeld: automation stuurt de eerste 3 opvolgmails, maar bij interesse krijg jij een notificatie om persoonlijk te bellen. Beste van beide werelden.

Hoe voorkom ik dat mensen zich irriteren aan teveel mails?

Door zorgvuldig workflows te ontwerpen met zinvolle tussenperiodes. Niet elke dag mailen. En altijd een duidelijke afmeldoptie. Veel platforms hebben ook “frequency caps”: max X mails per week per contact. Plus: mensen die zich afmelden waren toch geen goede leads. Liever een kleine engaged lijst dan een grote geïrriteerde lijst.

Wat als mijn doelgroep klein is of heel specifiek?

Dan is automation juist waardevol. Als je maar 100 potentiële klanten hebt in Nederland, wil je die optimaal benaderen. Automation zorgt dat je consistent top-of-mind blijft zonder dat het handmatig werk wordt. Bij kleine doelgroepen kan je juist veel personaliseren.

Gaat automation mijn baan overnemen?

Nee, het neemt saaie taken over zodat jij tijd hebt voor belangrijker werk. Strategie, creativiteit, relaties bouwen. Automation is gereedschap, geen vervanging.

Meer informatie vind je bij uitleg van Mailchimp over marketing automation.

Lees ook onze uitleg over lead generation en funnel voor meer achtergrond.

Kortom: Wat is marketing automation is een vraag die steeds meer ondernemers stellen. Met de juiste kennis maak je betere beslissingen voor je bedrijf.

Conclusie

Marketing automation is geen luxe voor grote bedrijven, maar een noodzaak voor slimme MKB-ondernemers. Het neemt repetitief werk over, zorgt dat geen enkele lead wordt vergeten, en personaliseert communicatie zonder dat het handwerk wordt. Voor bedrijven die willen groeien maar geen marketingteam hebben, is het de manier om professioneel en consistent te opereren.

Het mooie is dat je klein kan beginnen. Eén workflow, één proces, één verbetering tegelijk. Je hoeft niet meteen alles te automatiseren. Begin met wat de meeste frustratie of gemiste kansen oplevert, maak dat proces vloeiend, en bouw van daaruit verder.

Zie marketing automation als een investering in schaalbare groei. Je richt het één keer goed in, en daarna werkt het voor je. Elke nieuwe lead, elke klant, elk contact doorloopt dezelfde professionele customer journey. Terwijl jij slaapt, met klanten praat, of aan je bedrijf werkt.

Red Factory helpt MKB-bedrijven marketing automation opzetten die werkt. Van strategie tot implementatie, van workflow-design tot integraties met je website en CRM. We bouwen systemen die je tijd besparen en je omzet verhogen. Benieuwd welke processen in jouw bedrijf geautomatiseerd kunnen worden?

Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek: https://redfactory.nl/contact/