Webapplicatie laten maken: wat, wanneer en de kosten

Je loopt tegen de grenzen van je software aan. Het pakket dat je gebruikt doet grofweg 80 procent van wat je nodig hebt, maar die laatste 20 procent kost je elke week uren handwerk in Excel en losse mailtjes. Op zo’n moment komt de vraag boven: kun je beter een webapplicatie laten maken?

In dit artikel leggen we uit wat een webapplicatie precies is, waarin die verschilt van een gewone website en van een standaardpakket, en wanneer maatwerk zijn geld waard is. We zijn daar eerlijk in. Soms is kant-en-klare software gewoon de slimmere keuze, en dat vertellen we er ook bij.

Inhoudsopgave

• Wat is een webapplicatie?
• Wanneer loont een webapplicatie op maat?
• Wanneer standaardsoftware juist slimmer is
• Hoe verloopt een traject?
• Wat kost een webapplicatie laten maken?
• Veelgestelde vragen

Wat is een webapplicatie?

Een webapplicatie is software die in de browser draait. Je logt in en je doet er werk in: gegevens invoeren, een order verwerken, een offerte maken, een planning bijhouden. Denk aan je online boekhoudpakket, een reserveringssysteem of een klantportaal. Je hoeft niets te installeren en je kunt er vanaf elke computer bij, zolang je een internetverbinding hebt.

Dat klinkt misschien als een website, maar het is iets anders.

Het verschil met een gewone website

Een website is er vooral om te informeren. Bezoekers lezen wie je bent, wat je doet en hoe ze contact opnemen. De bezoeker consumeert, meer niet.

Een webapplicatie laat de gebruiker iets doen. Er zit logica onder: invoer wordt verwerkt, berekeningen lopen automatisch, gegevens worden opgeslagen en teruggegeven. Waar een website een brochure is, is een webapplicatie een gereedschap. Veel bedrijven hebben allebei, en de scheidslijn is niet altijd scherp. Een webshop zit er bijvoorbeeld tussenin.

Maatwerk versus standaardsoftware

De meeste software die je gebruikt is standaardsoftware: één product dat door duizenden bedrijven wordt gebruikt. Denk aan een CRM, een boekhoudpakket of een projecttool. Je betaalt een abonnement en je past je manier van werken aan het pakket aan.

Software op maat draait dat om. Dan bouw je een applicatie rond jouw proces, in plaats van je proces te wringen in het pakket van een ander. Een maatwerk webapplicatie doet precies wat jij nodig hebt, niet meer en niet minder. Dat geeft vrijheid, maar het kost ook meer tijd en geld om te bouwen en te onderhouden. Die afweging is waar het in de rest van dit artikel om draait.

Wanneer loont een webapplicatie op maat?

Een webapplicatie laten maken is geen doel op zich. Het loont pas als standaardsoftware je echt in de weg zit. Een paar situaties waarin dat vaak zo is.

Een voorbeeld uit de praktijk: het matchingplatform dat we voor HalloWerk bouwden brengt werkzoekenden en werkgevers samen.

Je proces past nergens in. Je werkt op een manier die uniek is voor jouw markt of jouw bedrijf, en geen enkel pakket volgt die logica. Je knutselt met workarounds, plakt processen aan elkaar met Excel en gele memo’s, en toch klopt het net niet. Dan is maatwerk software laten maken vaak goedkoper dan jaren doormodderen.

Er gaat te veel tijd op aan handwerk. Als iemand elke week uren kopieert en plakt tussen systemen, betaal je die uren dubbel: aan salaris en aan de fouten die er insluipen. Een applicatie die dat werk automatiseert, verdient zich soms binnen een jaar terug. Reken het eens ruw uit voordat je iets besluit.

Je systemen moeten met elkaar praten. Veel winst zit niet in een nieuw systeem, maar in het verbinden van wat je al hebt: je boekhouding, je voorraad, je webshop. Zo’n verbinding loopt via een API-koppeling. Weet je niet precies wat dat inhoudt, dan legt ons artikel over wat een API is het rustig uit. Zodra data automatisch heen en weer stroomt, verdwijnt een hoop overtypwerk.

Je klanten willen zelf dingen kunnen regelen. Een veelgevraagd voorbeeld is een portaal waar klanten hun eigen gegevens, bestellingen of documenten inzien. Hoe zoiets werkt en wat erbij komt kijken, lees je in ons artikel over een klantportaal laten maken. Dat scheelt jou telefoontjes en het geeft je klant het gevoel dat hij zelf aan de knoppen zit.

Het komt erop neer dat een webapplicatie laten maken pas loont als je proces echt van jou is en een standaardpakket je niet verder brengt. Kost dat pakket je ook nog eens elke week handwerk, dan weegt dat zwaar mee.

Wanneer standaardsoftware juist slimmer is

Nu de andere kant, want die is minstens zo belangrijk.

Als een standaardpakket 90 procent van je wensen dekt, is een webapplicatie laten maken zelden de moeite. Je betaalt dan veel geld om die laatste 10 procent net iets mooier te krijgen, terwijl een kleine aanpassing in je werkwijze hetzelfde oplost. Ik kom daar in gesprekken steeds op terug: begin bij het probleem, niet bij het idee dat je iets wilt laten bouwen.

Standaardsoftware heeft een paar stevige voordelen. Het is meteen beschikbaar, het is relatief goedkoop per maand, en iemand anders zorgt voor updates, beveiliging en nieuwe functies. Loopt er iets vast, dan is er documentatie en vaak een community die tegen hetzelfde probleem aanliep. Dat neem je bij een webapplicatie laten maken allemaal zelf op je bord.

Een middenweg bestaat ook. Je kunt een standaardpakket als basis nemen en daar een kleine maatwerk-webapplicatie naast zetten voor het stuk dat echt uniek is. Zo betaal je alleen voor het maatwerk dat je nodig hebt en profiteer je verder van kant-en-klare software. In de praktijk is dat vaak de verstandigste route.

Een eerlijke vuistregel: hoe standaarder je proces, hoe minder reden om iets te laten bouwen. Verkoop je gewone producten via een gewone webshop, dan is een bestaand platform bijna altijd beter dan software op maat. Wijkt je manier van werken juist sterk af van de rest van je branche, dan wordt maatwerk snel interessant.

Hoe verloopt een traject?

Een webapplicatie laten maken is geen kwestie van een opdracht over de schutting gooien en wachten. Het is samenwerken. Grofweg ziet een traject er zo uit.

1. Gesprek en analyse. We brengen samen in kaart wat je nu doet, waar het knelt en wat de applicatie moet oplossen. Hier valt vaak al de helft van de wensen af, omdat ze het probleem niet raken.
2. Functioneel ontwerp. We leggen vast wat de applicatie precies moet kunnen, welke schermen erin zitten en hoe de gegevens lopen. Zo weet je waar je ja tegen zegt voordat er een regel code is geschreven.
3. Bouwen in sprints. We bouwen in korte rondes en laten tussentijds zien wat er staat. Je stuurt onderweg bij, in plaats van pas aan het eind te ontdekken dat iets anders moest.
4. Testen. Werkt alles zoals bedoeld, ook als een gebruiker rare dingen invoert? Dit is de fase waarin de scherpe randjes eraf gaan.
5. Live en doorontwikkeling. De applicatie gaat in gebruik. Daarna komen er bijna altijd nieuwe wensen, want zodra mensen ermee werken zien ze wat er nog beter kan. Reken erop dat een applicatie meegroeit met je bedrijf. Je blijft eraan sleutelen, ook als het al draait.

Wat kost een webapplicatie laten maken?

Dit is de vraag waar iedereen naartoe leest, en eerlijk gezegd is er geen prijskaartje dat ik je zonder gesprek kan geven. De prijs hangt volledig af van wat de applicatie moet doen. Wel kan ik je helpen inschatten in welke orde van grootte je moet denken.

Een paar factoren die de prijs bepalen:

• Het aantal functies. Eén slim scherm dat een proces automatiseert is heel iets anders dan een compleet systeem met tientallen schermen en gebruikersrollen.
• Koppelingen. Elke verbinding met een ander systeem kost extra werk, zeker als dat systeem een lastige of matig gedocumenteerde API heeft.
• Aantal gebruikers en rechten. Moeten verschillende mensen verschillende dingen kunnen zien en doen, dan wordt het complexer.
• Ontwerp en gebruiksgemak. Een strak, prettig werkend scherm kost meer denkwerk dan een kale invoerlijst.

Reken naast de bouw ook op terugkerende kosten: hosting, onderhoud, updates en beveiliging. Software staat nooit stil, en dat geldt zeker voor iets wat op internet draait. Een applicatie die je een paar jaar niet aanraakt, wordt vanzelf een risico.

Wil je een gevoel krijgen voor hoe die kostenopbouw werkt en waarom “wat kost het” nooit één bedrag is, dan is ons artikel over WordPress-website kosten een nuttig vertrekpunt. De denkwijze is hetzelfde: je betaalt voor complexiteit en voor onderhoud, niet voor een vast product uit het schap.

Mijn advies bij een webapplicatie laten maken: laat je niet verleiden door het laagste uurtarief. Een goedkoop gebouwde applicatie waar je later niet meer bij kunt, of die niemand nog begrijpt, kost je op termijn het meest.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een website en een webapplicatie?

Een website informeert: bezoekers lezen en kijken. Een webapplicatie laat de gebruiker werk verrichten, zoals gegevens invoeren, een aanvraag verwerken of een planning bijhouden. Er zit logica onder die iets doet met wat je invoert. Veel bedrijven hebben allebei.

Hoe lang duurt het om een webapplicatie te laten maken?

Dat hangt af van de omvang. Een klein, afgebakend hulpmiddel kan in enkele weken staan. Een uitgebreid systeem met meerdere koppelingen en gebruikersrollen loopt al snel op tot enkele maanden. Omdat we in sprints werken, kun je vaak al met een eerste bruikbare versie beginnen voordat alles klaar is.

Is maatwerk software altijd duurder dan een standaardpakket?

Op de korte termijn bijna altijd, want je betaalt voor de bouw. Op de lange termijn niet per se. Als een standaardpakket je elke week uren handwerk kost of je proces blijft dwarszitten, verdient maatwerk software zich soms binnen een jaar terug. Reken het per situatie uit.

Kan ik een standaardpakket en maatwerk combineren?

Ja, en dat is vaak de verstandigste route. Je gebruikt een standaardpakket voor het gewone werk en zet daar een kleine maatwerk webapplicatie naast voor het stuk dat echt uniek is aan jouw bedrijf. Zo betaal je alleen voor het maatwerk dat je nodig hebt.