Klantportaal laten maken: voorbeelden, voordelen en kosten

Je klanten mailen je voor de zoveelste keer om een oude factuur, de status van hun opdracht of een document dat ze kwijt zijn. Elke keer duik jij in je inbox of je mappen om het op te zoeken. Zonde van je tijd. Een klantportaal laten maken lost precies dat op: je geeft klanten een eigen, afgeschermde inlogomgeving waar ze zelf vinden wat ze nodig hebben. In dit artikel lees je wat een klantportaal is, wat je ermee kunt, wat het jou en je klant oplevert, hoe je begint en wat het ongeveer kost.

Inhoudsopgave

• Wat is een klantportaal?
• Wat kun je met een klantportaal? Concrete voorbeelden
• Wat levert een klantportaal jou en je klant op?
• Hoe begin je met een klantportaal laten maken?
• Wat kost een klantportaal laten maken?
• Veelgestelde vragen over een klantportaal laten maken

Wat is een klantportaal?

Een klantportaal is een beveiligde online omgeving waar jouw klanten inloggen om hun eigen gegevens en documenten te bekijken. Denk aan de “Mijn omgeving” die je kent van je energieleverancier of je verzekeraar. Iedere klant ziet alleen zijn eigen dossier, niet dat van een ander.

Het woord portaal wordt ook wel klantenportaal genoemd, maar het komt op hetzelfde neer: een afgeschermd stuk website achter een inlogscherm.

Onder de motorkap is een klantportaal in de kern een webapplicatie: software die in de browser draait en meer doet dan tekst tonen. Een gewone website is voor iedereen gelijk en openbaar. Een klantportaal is persoonlijk en afgeschermd. Klanten loggen in en krijgen informatie te zien die specifiek voor hen geldt.

Dat verschil is belangrijk als je nadenkt over wat je nodig hebt. Wil je alleen informatie delen die voor iedereen hetzelfde is? Dan volstaat een gewone pagina. Wil je klanten iets persoonlijks laten zien of laten regelen? Dan kom je bij een portaal uit.

Wat kun je met een klantportaal? Concrete voorbeelden

Wat je in het portaal zet, bepaal je zelf. Het hangt af van waar jouw klanten je nu voor bellen en mailen. Een paar voorbeelden die in de praktijk vaak terugkomen:

Zo bouwden we voor Taxolution een maatwerk klantportaal voor expats in Zwitserland, een praktijkvoorbeeld van wat hierboven staat.

• Facturen en betaalstatus inzien. Klanten zien hun facturen, wat betaald is en wat nog openstaat. Ze downloaden zelf een pdf in plaats van jou te mailen om een kopie.
• Documenten en contracten ophalen. Offertes, contracten, rapporten, opleveringen. Alles staat op een vaste plek, ook maanden later nog terug te vinden.
• De status van een order of project volgen. Je klant ziet in welke fase zijn aanvraag zit: ontvangen, in behandeling, verzonden, afgerond. Geen “hoe staat het ermee?”-telefoontjes meer.
• Supportvragen indienen en volgen. Via een ticketsysteem stelt een klant zijn vraag, ziet hij het antwoord terug en houdt hij overzicht over eerdere vragen.
• Zelf zaken regelen (self-service). Adresgegevens wijzigen, een afspraak inplannen, een nieuwe aanvraag starten of een abonnement aanpassen, zonder dat jij ertussen zit.

Hoe dat er concreet uitziet, verschilt per branche. Een installatiebedrijf laat klanten hun onderhoudscontract en servicebeurten zien. Een accountant deelt jaarstukken en aangiften veilig in het portaal in plaats van via de mail. Bij een groothandel vinden vaste afnemers hun bestelgeschiedenis en prijsafspraken terug en bestellen ze direct opnieuw.

Je hoeft niet alles tegelijk te doen. De meeste ondernemers die een klantportaal laten maken, beginnen met een of twee functies die het meeste gedoe uit handen nemen, en breiden later uit.

Wat levert een klantportaal jou en je klant op?

De grootste winst van een klantportaal laten maken zit in het wegnemen van herhaalwerk. Elke vraag die een klant zelf in het portaal beantwoordt, is een mailtje of telefoontje dat jij niet hoeft af te handelen.

Voor jou betekent dat:

• Minder heen-en-weer mailen en bellen over facturen, documenten en status.
• Minder zoekwerk, omdat alles op een vaste plek staat in plaats van verspreid over mailboxen en mappen.
• Een professionele indruk, die je een stuk serieuzer laat overkomen dan losse bijlagen in de mail.
• Tijd terug voor je team, dat zich met echt werk kan bezighouden in plaats van met opzoekvragen.

Voor je klant betekent het vooral gemak. Het portaal is 24/7 bereikbaar, dus hij hoeft niet te wachten tot jij achter je bureau zit. Hij vindt om 22:00 uur zelf zijn factuur terug en checkt de status van zijn opdracht in het weekend. Zijn documenten heeft hij altijd bij de hand.

Eerlijk is eerlijk: het is geen wondermiddel dat vanzelf werkt. Een klantportaal vraagt dat je klanten inloggen en er even aan wennen. Een deel van je klanten pakt dat meteen op, een ander deel blijft in het begin toch bellen. Waar ik steeds op terugkom: hou het simpel en zet er alleen in wat klanten echt gebruiken. Een portaal vol functies die niemand aanraakt kost geld en levert niets op. Een portaal dat de drie meest gestelde vragen wegneemt, verdient zichzelf snel terug.

Hoe begin je met een klantportaal laten maken?

Begin niet bij de techniek, maar bij je proces. Schrijf op waar klanten je nu het vaakst voor benaderen. Dat lijstje is je startpunt: de vragen die bovenaan staan, zijn de functies die als eerste in het portaal moeten.

Een handige volgorde om te beginnen:

1. Breng in kaart waar de tijd in gaat. Welke vragen komen elke week terug? Facturen, status, documenten? Kies de twee die het meeste gedoe geven.
2. Bepaal welke gegevens je wilt tonen. Komt die informatie uit je boekhouding, je CRM of een los bestand? Dat bepaalt of je moet koppelen.
3. Kies klein en concreet voor de eerste versie. Liever een portaal dat een ding goed doet dan een half werkend systeem met tien functies.

Een belangrijke keuze is of het portaal moet praten met systemen die je al gebruikt. Vaak wil je dat facturen automatisch uit je boekhoudpakket komen of dat klantgegevens uit je CRM worden opgehaald. Dat regel je met een koppeling tussen die systemen, zodat je niets dubbel bijhoudt en gegevens altijd kloppen. Zo’n koppeling is werk, maar het scheelt je op termijn een hoop handmatig overtypen.

Technisch kan een klantportaal op verschillende manieren gebouwd worden. Draai je al op WordPress, dan kan het portaal daar bovenop, met een beveiligd ledengedeelte en de koppelingen die je nodig hebt. Bij complexere wensen bouw je het als maatwerkapplicatie. Wat in beide gevallen telt: een goede inlog, duidelijke rechten (wie ziet wat) en veilige opslag van gegevens. Dat is het fundament, daar bezuinig je niet op.

Wat kost een klantportaal laten maken?

Hier is geen vast prijskaartje aan te hangen, en iedereen die dat wel doet zonder je situatie te kennen, gokt. De kosten hangen af van wat het portaal moet kunnen.

De belangrijkste kostendrijvers bij een klantportaal laten maken:

• Het aantal functies. Alleen facturen tonen is een stuk eenvoudiger dan een portaal met tickets, self-service en statusupdates.
• Koppelingen met andere systemen. Elke koppeling met je boekhouding, CRM of voorraadsysteem is apart maatwerk.
• Maatwerk in de vormgeving. Een standaard opzet is goedkoper dan een portaal dat helemaal in je huisstijl zit en precies jouw werkwijze volgt.
• Beveiliging en beheer. Veilige inlog, rechten en gegevensbescherming vragen aandacht, zeker als je met gevoelige documenten werkt.

Naast de bouwkosten van een klantportaal laten maken heb je doorlopende kosten voor hosting, onderhoud en updates. Reken daar vanaf het begin op, zodat het portaal veilig en up-to-date blijft.

De verstandigste manier om de kosten van een klantportaal laten maken laag te houden, is klein starten en later uitbreiden. Wil je een gevoel bij de bandbreedte van dit soort projecten, kijk dan ook naar wat een website ongeveer kost. Een klantportaal zit daar doorgaans boven, omdat er meer techniek en beveiliging bij komt kijken, maar het geeft je een eerste referentie. Vraag altijd een offerte op maat aan waarin staat wat je precies krijgt.

Veelgestelde vragen over een klantportaal laten maken

Kan een klantportaal op WordPress draaien?

Ja. Draai je al op WordPress, dan kun je daar een beveiligd klantgedeelte op bouwen, met inlog, afgeschermde pagina’s en koppelingen naar je andere systemen. Voor zwaardere wensen kies je soms voor een losse maatwerkapplicatie, maar voor veel MKB-portalen is WordPress een prima basis.

Hoe veilig is een klantportaal?

Zo veilig als je het maakt. Een goed portaal werkt met persoonlijke accounts, versleutelde verbindingen en duidelijke rechten, zodat iedere klant alleen zijn eigen gegevens ziet. Werk je met privacygevoelige documenten, dan let je daar als eerste op.

Hoe lang duurt het om een klantportaal te bouwen?

Hoe lang een klantportaal laten maken duurt, hangt af van de omvang. Een eenvoudig portaal met een of twee functies staat een stuk sneller dan een uitgebreid systeem met meerdere koppelingen. Klein beginnen helpt: je hebt sneller iets werkends in handen en bouwt daarna verder op basis van wat je klanten echt gebruiken.

Kan ik een klantportaal koppelen aan mijn boekhoudpakket of CRM?

Meestal wel. Veel boekhoud- en CRM-pakketten hebben een koppeling waarmee je gegevens automatisch uitwisselt, zodat facturen en klantgegevens vanzelf in het portaal verschijnen. Of het kan, hangt af van het pakket dat je gebruikt. Dat is een van de eerste dingen om uit te zoeken voordat je begint.